ESTUDIO DE LOS SISTEMAS

ASPECTOS DE IMPORTANCIA PARA UN ESTUDIO COMPLETO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados.

SOLICITUD DE UN PROYECTO.

Una vez que se aceptan las peticiones para el estudio de sistemas y se conocen los planes colectivos de la empresa, el administrador de cada grupo asesor debe estar alerta sobre cualquier petición. La cooperación aumenta el valor del estudio cuando todo el personal empleado se da cuenta que que sus superiores son parte de la petición.

A pesar de que el personal de asesoría de sistemas y procedimientos, a causa de la naturaleza de la empresa puede actuar de manera informal, se le compara con grupos similares de otras empresas. el administrador tendrá que hacer lo posible para todas las peticiones de estudio sobre sistemas que procedan de la dirección superior de la unidad administrativa que se va a estudiar.

ASIGNACIÓN DEL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

El estudio en la perfección en la descripción del proyecto, su alcance, y fondo, a fin de hacer que la asignación resultante sea completamente claro en la mente del analista que va a realizarla. Los trabajadores pequeños deben asignarse por escrito. Los trabajadores con cargos más grandes deberán describirse detalladamente, a fin de asegurarse que únicamente una mínima parte del esfuerzo podrá estar mal dirigida por parte del analista.

La hoja de asignación del programa es elaborada por el administrador de la unidad de sistemas y procedimientos, dependiendo de la complejidad del estudio, ayudara a aclarar y precisar la asignación de proyectos.

El objetivo del estudio deberá indicarse en la hoja de asignación del programa y podrá ser por ejemplo; un informe practico, una recomendación del plan de acción, un procedimiento, un organigrama, un manual administrativo, etc. La hoja de asignación del proyecto deberá estudiar los métodos, reportes, examen de manuales, registro de personal, entrevistas, cuestionarios, que debe emplear el analista, así como indicar el fondo pertinente del problema en estudio.

En la hoja de asignación se debe indicar el alcance del estudio de sistemas y procedimientos, el cual será definido por el tamaño y naturaleza del estudio. También beberá contener en forma concreta las actividades a desarrollar por ejemplo: revisión y análisis de la organización, recolección  y análisis de formas y reportes, estudio de personal, análisis de los estados de cuenta específicos e informes, posibilidades de mecanización.  Es recomendable enviar una copia de la hoja de asignación al gerente encargado de la unidad administrativa que corresponde el estudio.

Ejemplo de la hoja de asignación del programa

SOLICITADO POR:	FECHA	ASIGNACION A:	PROYECTO NUM.	FECHA	CLASE
UNIDAD ADMINISTRATIVA		INICIACION PROGRAMADA		TERMINO PROGRAMADO
		INICIACION REAL		TERMINO REAL
ACTIVIDADES			ALCANCE
			ANTECEDENTES, METODOS PARA EL
			PROGRAMA Y SUGERENCIAS:
OBJETIVOS Y RESULTADOS DESEADOS:
OBSERVACIONES:

EL INFORME DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

La presentación del informe es tarea de los asesores o de aquellos que se les pida una labor de asesoría. El analista tiene la responsabilidad de redactar el informe,  parte importante de la responsabilidad es transmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido de sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de sistemas y procedimientos. El analista debe presentar por escrito los procedimientos que habrán de servir de fuente de referencia a los empleados que operan tal procedimiento.

El texto del informe debe ser interesante, además de comunicar el mensaje de manera objetiva y fácil de comprender.  Este informe representa para el analista la conclusión de su actividad y para la dirección o en su caso del cliente, el aspecto más importante y útil de esta técnica.

1.    PLANEACIÓN DEL INFORME

Es el primer paso para la realización del informe, debe decidirse o seleccionar el tema del cual se va a escribir, para lo cual de deberán determinar dos aspectos:

¿Quién lo va a leer?

¿Qué uso va a tener?

 Posibles lectores: se pueden dividir a los lectores en tres categoría:

Colegas técnicos: los que trabajan en la misma actividad, especialistas en actividades técnicas relacionadas.

Gerencia de línea: los que trabajan en la misma empresa y están colocados en  un nivel superior inmediato en la cadena de mando.

Ejecutivos: estos lectores tiene necesidad inmediata de un determinado tipo, no les interesa los detalles técnicos, quieren hechos o un buen consejo.

2.    ELEMENTOS ESENCIALES QUE HACEN ÚTIL UN INFORME DE SISTEMAS:

a.    Adecuada redacción: hay que tener presente las características del lector, se debe redactar bien, construir frases con exactitud, originalidad, concisión y claridad. Debe estar escrito en forma impersonal, utilizando la tercera persona gramatical.

b.    Elección cuidadosa del material: el tratamiento adecuado del material requiere que se delimite, no conviene presentar un informe que, por defectuosa concepción deba aparecer incompleto, quizás parcial y hasta tendencioso.

c.    Oportuna presentación: debe ser presentado de manera oportuna ya que este es un instrumento valioso en el proceso de decisión, por parte de la dirección superior, este persigue fines informativos.

3.    ORGANIZACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME:

La estructuración del informe consta de tres partes básicas: la introducción, el cuerpo de la composición y las conclusiones, sin embargo el número de partes depende de la complejidad y su dimensión.

4.    PARTES DEL INFORME DE SISTEMAS:

a.    Titulo: todo informe debe tener un titulo o corta descripción de su contenido, el alcance, el enfoque y la extensión que el informe tenga.

b.    Fecha: la fecha del informe por lo general es la misma de la presentación, hay otras fechas que deben anotarse cuidadosamente, como la recopilación de las estadísticas.

c.    Índice de contenido: es útil para facilitar la coordinación mental de nuestra exposición y como ayuda para mantener una secuencia lógica en el desarrollo.

d.    Objetivo y enfoque: todos los informes deben incluir una declaración del propósito de la investigación. Se debe indicar el nombre de la persona que ordeno la asignación y el enfoque que se le ha dado al trabajo que se ha preparado.

e.    Cuerpo principal del informe: establecer los hechos y la lógica del estudio que el lector podrá observar para esta de acuerdo con el análisis.

f.     Selecciones analíticas: se presentan los hechos descubiertos durante la investigación.

g.    Conclusiones y recomendaciones: se presenta un resumen del trabajo y se incluyen las recomendaciones.

5.    CONTROL DE LAS RECOMENDACIONES:

La finalidad del informe es que las recomendaciones propuestas se sigan y se cumplan, todas las recomendaciones deben ser discutidas con la dirección principalmente las que a juicio de los jefes no proceden.

6.    REVISIÓN DEL INFORME FINAL CON LA DIRECCIÓN GENERAL:

Esta revisión dará al analista de sistemas una oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales, explicar cualquier recomendación, responder a preguntas que pudieran surgir y discutir todo aspecto que requiera de la aprobación de la dirección y de subsecuente puesta en práctica.

PREGUNTAS:

1. ¿¿Que debe contener la hoja de asignación del programa?

2.-¿Cuales serian para usted los aspecto mas relevantes del diseño del informe de sistemas?