ASPECTOS DE IMPORTANCIA PARA
UN ESTUDIO COMPLETO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
La
finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a
la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga
del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal
pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la
administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del
procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de
funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos
anticuados.
SOLICITUD DE UN PROYECTO.
Una vez que se aceptan las peticiones para el estudio de
sistemas y se conocen los planes colectivos de la empresa, el administrador de
cada grupo asesor debe estar alerta sobre cualquier petición. La cooperación
aumenta el valor del estudio cuando todo el personal empleado se da cuenta que
que sus superiores son parte de la petición.
A pesar de que el personal de asesoría de sistemas y
procedimientos, a causa de la naturaleza de la empresa puede actuar de manera
informal, se le compara con grupos similares de otras empresas. el
administrador tendrá que hacer lo posible para todas las peticiones de estudio
sobre sistemas que procedan de la dirección superior de la unidad
administrativa que se va a estudiar.
ASIGNACIÓN DEL
ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
El estudio en la perfección en la descripción
del proyecto, su alcance, y fondo, a fin de hacer que la asignación resultante
sea completamente claro en la mente del analista que va a realizarla. Los
trabajadores pequeños deben asignarse por escrito. Los trabajadores con cargos más
grandes deberán describirse detalladamente, a fin de asegurarse que únicamente
una mínima parte del esfuerzo podrá estar mal dirigida por parte del analista.
La hoja de asignación del programa es
elaborada por el administrador de la unidad de sistemas y procedimientos,
dependiendo de la complejidad del estudio, ayudara a aclarar y precisar la
asignación de proyectos.
El objetivo del estudio deberá indicarse en
la hoja de asignación del programa y podrá ser por ejemplo; un informe
practico, una recomendación del plan de acción, un procedimiento, un
organigrama, un manual administrativo, etc. La hoja de asignación del proyecto
deberá estudiar los métodos, reportes, examen de manuales, registro de
personal, entrevistas, cuestionarios, que debe emplear el analista, así como
indicar el fondo pertinente del problema en estudio.
En la hoja de asignación se debe indicar el
alcance del estudio de sistemas y procedimientos, el cual será definido por el
tamaño y naturaleza del estudio. También beberá contener en forma concreta las
actividades a desarrollar por ejemplo: revisión y análisis de la organización,
recolección y análisis de formas y
reportes, estudio de personal, análisis de los estados de cuenta específicos e
informes, posibilidades de mecanización.
Es recomendable enviar una copia de la hoja de asignación al gerente
encargado de la unidad administrativa que corresponde el estudio.
Ejemplo
de la hoja de asignación del programa
SOLICITADO
POR:
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FECHA
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ASIGNACION
A:
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PROYECTO
NUM.
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FECHA
|
CLASE
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UNIDAD
ADMINISTRATIVA
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INICIACION PROGRAMADA
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TERMINO
PROGRAMADO
|
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INICIACION REAL
|
TERMINO REAL
|
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ACTIVIDADES
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ALCANCE
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ANTECEDENTES, METODOS PARA EL
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PROGRAMA Y SUGERENCIAS:
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OBJETIVOS Y RESULTADOS DESEADOS:
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OBSERVACIONES:
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EL INFORME
DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
La presentación del informe es tarea de los asesores o de aquellos que
se les pida una labor de asesoría. El analista tiene la responsabilidad de
redactar el informe, parte importante de
la responsabilidad es transmitir de una manera eficaz la información que ha
obtenido de sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los
problemas de sistemas y procedimientos. El analista debe presentar por escrito
los procedimientos que habrán de servir de fuente de referencia a los empleados
que operan tal procedimiento.
El texto del informe debe ser interesante, además de comunicar el
mensaje de manera objetiva y fácil de comprender. Este informe representa para el analista la
conclusión de su actividad y para la dirección o en su caso del cliente, el
aspecto más importante y útil de esta técnica.
1.
PLANEACIÓN DEL INFORME
Es el primer paso para la realización del
informe, debe decidirse o seleccionar el tema del cual se va a escribir, para
lo cual de deberán determinar dos aspectos:
¿Quién lo va a leer?
¿Qué uso va a tener?
Posibles
lectores: se pueden dividir a los lectores en tres categoría:
Colegas técnicos: los que trabajan en la misma actividad,
especialistas en actividades técnicas relacionadas.
Gerencia de línea: los que trabajan en la misma empresa y están
colocados en un nivel superior inmediato
en la cadena de mando.
Ejecutivos: estos lectores tiene necesidad inmediata de
un determinado tipo, no les interesa los detalles técnicos, quieren hechos o un
buen consejo.
2.
ELEMENTOS ESENCIALES QUE HACEN ÚTIL UN
INFORME DE SISTEMAS:
a.
Adecuada redacción: hay que tener presente las características
del lector, se debe redactar bien, construir frases con exactitud,
originalidad, concisión y claridad. Debe estar escrito en forma impersonal,
utilizando la tercera persona gramatical.
b.
Elección cuidadosa del material: el tratamiento adecuado del material requiere
que se delimite, no conviene presentar un informe que, por defectuosa
concepción deba aparecer incompleto, quizás parcial y hasta tendencioso.
c.
Oportuna presentación: debe ser presentado de manera oportuna ya que
este es un instrumento valioso en el proceso de decisión, por parte de la
dirección superior, este persigue fines informativos.
3.
ORGANIZACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DEL
INFORME:
La estructuración del informe consta de tres partes básicas: la introducción, el cuerpo de la composición y las
conclusiones, sin embargo el número de partes depende de la complejidad y su
dimensión.
4.
PARTES DEL INFORME DE SISTEMAS:
a.
Titulo: todo informe debe tener un titulo o corta descripción de
su contenido, el alcance, el enfoque y la extensión que el informe tenga.
b.
Fecha: la fecha del informe por lo general es la misma de la
presentación, hay otras fechas que deben anotarse cuidadosamente, como la
recopilación de las estadísticas.
c.
Índice de contenido: es útil para facilitar la coordinación mental
de nuestra exposición y como ayuda para mantener una secuencia lógica en el
desarrollo.
d.
Objetivo y enfoque: todos los informes deben incluir una
declaración del propósito de la investigación. Se debe indicar el nombre de la
persona que ordeno la asignación y el enfoque que se le ha dado al trabajo que
se ha preparado.
e.
Cuerpo principal del informe: establecer los hechos y la lógica del estudio
que el lector podrá observar para esta de acuerdo con el análisis.
f.
Selecciones analíticas: se presentan los hechos descubiertos
durante la investigación.
g.
Conclusiones y recomendaciones: se presenta un resumen del trabajo y se incluyen
las recomendaciones.
5.
CONTROL DE LAS RECOMENDACIONES:
La finalidad del informe es que las
recomendaciones propuestas se sigan y se cumplan, todas las recomendaciones
deben ser discutidas con la dirección principalmente las que a juicio de los
jefes no proceden.
6.
REVISIÓN DEL INFORME FINAL CON LA DIRECCIÓN
GENERAL:
Esta revisión dará al analista de sistemas
una oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales, explicar
cualquier recomendación, responder a preguntas que pudieran surgir y discutir
todo aspecto que requiera de la aprobación de la dirección y de subsecuente
puesta en práctica.
PREGUNTAS:
1. ¿¿Que debe contener la hoja de asignación del programa?
2.-¿Cuales serian para usted los aspecto mas relevantes del diseño del informe de sistemas?
